Jahresbudget pro Person
Lege fest, wie viel jede Person pro Jahr für Arbeitskleidung verwenden darf, auf Wunsch individuell. Das Budget wird beim Bestellen angezeigt und reserviert, bis entschieden ist.
Bestellsystem für Arbeitskleidung: bestellen, prüfen, freigeben.
Statt Größenlisten, E-Mails und Rückfragen läuft jede Bestellung über einen festen Weg: Mitarbeitende bestellen, der Shop prüft Budget und Limits, Verantwortliche geben frei, wir produzieren. Ohne Abtippen, ohne Medienbruch.
Der Prozess
Der Weg einer Bestellung
Jede Station ist im System hinterlegt. Niemand muss Daten weitergeben oder abschreiben.
- 1
Bestellung
Eine Person wählt Artikel, Größe und Menge aus ihrer Kollektion, oder die Teamleitung erfasst eine Team-Bestellung.
- 2
Prüfung
Der Shop prüft Jahresbudget, Stücklimits je Artikel und einen etwaigen Eigenanteil, bevor die Bestellung abgeschickt wird.
- 3
Freigabe
Die verantwortliche Person gibt im Shop oder per E-Mail frei, große Bestellungen auf Wunsch mit zweiter Freigabe.
- 4
Übergabe
Die freigegebene Bestellung geht direkt in unsere Auftragsverwaltung, mit Person, Größen und hinterlegter Veredelung.
- 5
Produktion
Wir beschaffen die Ware, sticken oder drucken und prüfen jedes Teil. Der Status wird im Shop sichtbar.
- 6
Lieferung
Versand an die Firmenadresse oder Abholung, nach Personen gepackt, mit Lieferschein und Rechnung.
Freigabesystem
Freigaben, die dokumentiert sind.
Bestellungen landen bei den Personen, die ihr festlegt: Teamleitung, Einkauf oder Geschäftsführung. Sie sehen Person, Artikel, Größen und Beträge auf einen Blick und entscheiden mit einem Klick. Abgelehnte Bestellungen bekommen einen Hinweis, damit niemand nachfragen muss.
- Freigabe im Shop oder direkt aus der E-Mail
- Vier-Augen-Prinzip für größere Bestellungen
- Erinnerung an offene Freigaben
- Jede Entscheidung mit Zeitpunkt und Person gespeichert
Budget und Limits
Regeln, die der Shop für dich prüft
Einmal bei der Einrichtung festgelegt, bei jeder Bestellung automatisch angewendet.
Stücklimits je Artikel
Zum Beispiel höchstens fünf T-Shirts und eine Winterjacke pro Jahr. So bleibt die Ausstattung einheitlich und fair.
Eigenanteil
Trägt euer Team einen Anteil selbst, zeigt der Shop bei jedem Artikel, was die Firma übernimmt und was die Person zahlt. Für die Lohnabrechnung gibt es einen Export.
Sammeltermine
Freigegebene Bestellungen gehen sofort oder gesammelt zu einem festen Termin in die Produktion.
Vergleich
Excel und E-Mail im Vergleich
Was sich ändert, wenn Arbeitskleidung über ein Bestellsystem läuft.
| Aufgabe | Liste, E-Mail, WhatsApp | Bestellsystem WorkwearCenter |
|---|---|---|
| Größen sammeln | Rundmail, Nachfragen, Abtippen | Jede Person wählt selbst |
| Richtige Artikel | Freitext, Verwechslungen | Nur freigegebene Artikel |
| Logo und Position | Muss jedes Mal mitgeteilt werden | Je Artikel fest hinterlegt |
| Budget im Blick | Nachrechnen in Tabellen | Automatisch geprüft und angezeigt |
| Freigabe | Per Zuruf, nicht dokumentiert | Per Klick, gespeichert |
| Status | „Wann kommt meine Jacke?“ | Im Shop sichtbar, mit Sendungsnummer |
| Nachbestellung | Alles von vorne | Ein Klick in der bekannten Größe |
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen: Bestellsystem
Preise, Mengen und Liefertermine nennen wir dir verbindlich im Angebot.
Firmenshop anfragenWas ist ein Bestellsystem für Arbeitskleidung?
Ein Bestellsystem bündelt alle Bestellungen von Arbeitskleidung an einem Ort: Mitarbeitende wählen aus einer festgelegten Kollektion, das System prüft Budgets und Stücklimits, Verantwortliche geben frei und die Bestellung geht ohne Abtippen in die Produktion.
Kann eine Bestellung auch ohne Freigabe durchlaufen?
Ja. Ihr legt fest, ob jede Bestellung freigegeben werden muss oder ob Bestellungen innerhalb des Budgets direkt weiterlaufen. Für größere Bestellungen kann zusätzlich eine zweite Freigabe verlangt werden.
Wie geben Verantwortliche frei?
Im Firmenshop unter „Freigaben“ oder direkt aus der Benachrichtigungs-E-Mail. Wer ablehnt, schreibt einen kurzen Hinweis, den die bestellende Person sieht. Offene Freigaben werden auf Wunsch per Erinnerung gemeldet.
Was passiert nach der Freigabe?
Die Bestellung geht verschlüsselt an unsere eigene Auftragsverwaltung. Dort laufen Beschaffung, Veredelung, Lieferschein und Rechnung. Den Status sieht die bestellende Person im Shop.
Können Bestellungen gesammelt werden?
Ja. Freigegebene Bestellungen können bis zu einem festen Sammeltermin zurückgehalten und dann gemeinsam produziert und geliefert werden.
Gibt es eine Schnittstelle zu unseren Systemen?
WorkwearCenter hat eine dokumentierte Schnittstelle für Aufträge. Ob und wie sie zu euren Systemen passt, klären wir im Gespräch. Für die Lohnabrechnung gibt es außerdem einen Export der Eigenanteile.
Nächster Schritt
Bestellungen ohne Listen und Rückfragen.
Wir richten dir das Bestellsystem mit deiner Kollektion, deinen Budgets und deinen Freigaben ein. Probier vorher den Mustershop aus.
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